Frågor och svar om stadens upphandlingar

Upphandlingslagen förpliktar offentliga aktörer att konkurrensutsätta sina upphandlingar.

Vid upphandling som underskrider tröskelvärdena i upphandlingslagen följer staden sina egna interna upphandlingsdirektiv.

Upphandlingar ska konkurrensutsättas också därför att det är ekonomiskt förnuftigt. Staden har en skyldighet gentemot skattebetalarna att använda skattepengarna på ett så förnuftigt sätt som möjligt.

Staden gör småskalig direktupphandling utan konkurrens men detta är relativt litet. Alla större upphandlingar konkurrensutsätts.

Det lägsta tröskelvärdet för varu- och tjänsteupphandling enligt upphandlingslagen är 60 000 euro. Gränsen för byggentreprenader är 150 000 euro och för koncessioner 500 000 euro.

Upphandlingar under tröskelvärdena behöver inte konkurrensutsättas enligt upphandlingslagen men Borgå stads egna upphandlingsdirektiv förutsätter att alla upphandlingar som överstiger 10 000 euro konkurrensutsätts, och det har getts anvisningar om att även i fråga om mindre upphandlingar ska det begäras flera anbud.

Vid upphandlingar iakttas principerna om icke-diskriminering, likabehandling, öppenhet och proportionalitet.

Staden deltar också i många ramavtal som Hansel konkurrensutsätter eftersom det är totalekonomiskt förnuftigt för staden och den upphandlande enheten inte har resurser att själv göra alla konkurrensutsättningar.

Upphandlingar som överstiger tröskelvärdena i upphandlingslagen publiceras i HILMA-systemet, som är en officiell annonskanal för offentlig upphandling i Finland.

Konkurrensutsättningar som överskrider EU-tröskelvärdena publiceras också i TED-systemet.

Borgås konkurrensutsättningar finns alltid också i Anbudstjänsten.

Att göra ett anbud är alltid kostnadsfritt för anbudsgivaren, men kräver att man loggar in i systemet. I HILMA-systemet kan man skapa avgiftsfria sökvakter för konkurrensutsättningar som intresserar företagaren. Det är också möjligt att skapa sökvakter i Anbudstjänsten, men de är avgiftsbelagda för användaren.

Nylands Företagare rf har en upphandlingsrådgivare som företagare kan kontakta med låg tröskel i alla frågor som gäller konkurrensutsättningar. Företagarna i Borgå får råd av Sanna Meronen-Vilenius.

Sanna Meronen-Vilenius
050 567 9233, sanna.meronen-vilenius@yrittajat.fi

Läs mer på finska:

När en konkurrensutsättning pågår får frågor med anknytning till upphandlingen ställas endast via den kanal som nämns i anbudsförfrågan. Alla frågor som skickats till den upphandlande enheten och svaren på dem publiceras samtidigt för kännedom till alla som bekantat sig med upphandlingen. För att säkerställa att anbudsgivarna behandlas jämlikt svarar den upphandlande enheten inte på frågor på något annat sätt under konkurrensutsättningen.

Det är en vanföreställning att de som förbereder upphandlingen inte får föra en dialog med företagarna. En marknadsdialog är både tillåten och önskvärd. På så sätt får staden information om marknaden och om de önskemål som framförts i konkurrensutsättningen – till exempel en viss teknologi och prisnivå – är realistiska, och företagarna får föra fram sina egna synpunkter.

Marknadsdialog kan föras i olika skeden av beredningen av upphandlingen och på olika sätt. Ibland ges företagarna konkurrensutsättningsdokument att läsa, så att de kan kommentera dem på förhand. Det är upphandlingsberedarnas yrkesskicklighet att märka om någon försöker påverka resultaten av konkurrensutsättningen genom denna marknadsdialog.

Marknadsdialog är inte det samma som en upphandlingsförhandling.

Det är inte svårt att delta i en konkurrensutsättning, även om man ofta hör det sägas. Det kräver dock att man bekantar sig med upphandlingsdokumenten och att anbudshandlingen fylls i omsorgsfullt.
Det upplevs som svårt att delta i konkurrensutsättningen eftersom konkurrensutsättningarna görs via ett visst system och till anbuden måste bifogas olika utredningar, intyg och andra handlingar.

Det lönar sig för den som deltar i konkurrensutsättningen att kontakta upphandlingsrådgivaren i alla frågor som gäller upphandlingar:

Det är bra att reservera tillräckligt med tid för att lämna anbud och utnyttja möjligheten att ställa frågor under anbudstiden.

Det beror på upphandlingen och situationen. Ju större upphandling det är fråga om, desto fler dokument krävs som stöd för ansökan. Utifrån de begärda bilagorna strävar staden efter att försäkra sig om anbudsgivarens förmåga att producera/leverera upphandlingsobjektet på det sätt som förutsätts i anbudsförfrågan.

De vanligaste bilagorna som begärs är intyg och utredningar enligt beställaransvarslagen, Suomen Asiakastietos Rating Alfa-rapport eller motsvarande utredning (leverantörens kreditbetyg och att kredituppgifterna är störningsfria), uppgifter om leverantörens och/eller den utsedda personalens tidigare referenser, ansvarsförsäkringsintyg och uppgifter om kvalitetsledningssystemet.

Varje konkurrensutsättning är sin egen och därför varierar även de begärda bilagorna.

Om ett litet företags resurser inte räcker till för att ensam genomföra upphandlingen enligt anbudsförfrågan, kan det vara klokt att små företag överväger att skapa en grupp med andra företag. Sådana samarbetsanbud syns beklagligt sällan i de anbud som lämnats till staden.

Det finns många fördelar med att vara en grupp. Samarbetet för med sig en bredare sakkunskap och mångsidigare resurser. Företaget kan genomföra större projekt som skulle vara för stora om de genomfördes ensamma. Som grupp kan företagen också dela på kostnaderna.

Småföretagsgrupper har också en annan smidighet än stora företag.

Även om varje företag i en sådan företagsgrupp ansvarar för genomförandet av sitt eget delområde, ska man välja en huvudansvarig för gruppen som fungerar som ledare och koordinerar samarbetet.

I motsats till vad man ibland tror krävs det inte en gemensam juridisk enhet för sådana grupper vid konkurrensutsättningar.

Vi har positiv erfarenhet av sådana grupper t.ex. i fråga om konsulttjänster, IKT-upphandlingar och trafikupphandlingar.

Ett mindre företag kan klara sig i konkurrensutsättningen också genom att skaffa en del av uppgifterna som underentreprenad, då det kan erbjuda en lösning som uppfyller kraven i anbudsförfrågan.

Vi rekommenderar att modigt skapa gemensamma grupper!

Staden kan inte i sina konkurrensutsättningar föredra företag i Borgå på grund av upphandlingslagen och EU:s konkurrenslagstiftning. Lokal anknytning kan krävas endast när det är nödvändigt för att genomföra tjänsten.

Ibland kan det i konkurrensutsättningen krävas att tjänsteleverantören har ett verksamhetsställe i Borgå, där kunden till exempel kan hämta nyckeln eller få personlig service. Då är det motiverat att kräva lokal anknytning.

Vid offentlig upphandling ska principerna om öppenhet, jämlikhet, icke-diskriminering och proportionalitet iakttas.

Stadens vilja är att stödja det lokala näringslivet men det är förbjudet att föredra en enskild företagare.

En utmaning är att många företagare i Borgå erbjuder tjänster som staden inte behöver. Servicebranscher där det för närvarande finns leverantörer från Borgå som staden anlitar är bland annat konsultering, planering, husbyggnad, underhåll av infrastruktur, underhåll av fastigheter och kollektivtrafik. Vi blir ofta också tillfrågade varför vi i våra upphandlingar inte använder livsmedel från Borgå. Utmaningen är ofta att de lokala aktörerna inte kan leverera de kvantiteter vi vill ha eller att de saknar den nödvändiga vidareförädlingen, såsom att tvätta potatis, skala eller riva morötter.

Utgångspunkten är att staden inte betalar för den tid som använts för resor eller kilometerkostnader, vilket är en förmån för lokala företagare. De som kommer från andra håll måste räkna dem med i priserna.

Så klart. Det lönar sig att erbjuda sina tjänster till alla närkommuner och städer som har behov av produkter eller tjänster som det egna företaget erbjuder. Konkurrensutsättningar är ofta öppna för alla företag oberoende av var de befinner sig, så länge de uppfyller de krav som ställs i anbudsförfrågan och företaget har resurser att leverera tjänster till området i fråga.

Det lönar sig att följa Hilma och Anbudstjänsten och använda sökvakter!

Ja, staden kan föredra företag som verkar på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt i sina konkurrensutsättningar men även då måste upphandlingslagen och EU-lagstiftningen följas.

Staden kan inte föredra ett enskilt anbud enbart på basis av hållbarhet men den kan vara ett av kriterierna för upphandlingen, antingen som ett absolut krav eller som en del av kvalitetsjämförelsen. Vi kan till exempel ställa upp kriterier för energieffektivitet i konkurrensutsättningen som ska definieras tydligt och verifierbart, t.ex. E-talet för byggnaders energiförbrukning eller EURO-klassen för utsläpp från transportmateriel.

EU-lagstiftningen kommer i framtiden att medföra fler hållbarhetskriterier också i konkurrensutsättningen av stadens upphandlingar.

Det beror på upphandlingen och dess värde. Anbudstiden för Borgå stads konkurrensutsättningar är alltid minst två veckor, dvs. 14 dagar. Då har alla – även de som inte använder en sökvakt utan håller ögon på konkurrensutsättningar till exempel en gång i veckan vid sidan av morgonkaffet – tid att hitta och reagera på konkurrensutsättningen.

När anbudstiden har gått ut börjar vi jämföra anbuden. Som snabbast tar det en timme att gå igenom erbjudandena, ibland tar det flera dagar. Ibland har vi jämfört erbjudanden i tre veckor med hjälp av sex personer. Som en del av genomgången av anbuden är det möjligt att hålla så kallade klarläggande förhandlingar för att säkerställa att anbudet är i enlighet med anbudsförfrågan och att anbudsgivaren har beaktat allt nödvändigt och förstår beställarens behov innan det slutliga beslutet fattas.

När anbudsjämförelsen är klar bereds ett beslut antingen för tjänsteinnehavaren, sektorns nämnd eller stadsstyrelsen enligt upphandlingens värde.

Beslutet delges skriftligen per e-post till anbudsgivarna. En besvärstid på 14 dygn börjar från delgivningen. När besvärstiden har gått ut kan vi underteckna ett avtal som ofta har beretts redan under besvärstiden.

Konkurrensutsättningsprocessen från publiceringen av anbudsförfrågan till undertecknandet av avtalet tar som snabbast 6 veckor och vid större EU-upphandlingar upp till 16 veckor.