Beviljande, utbetalning och rapportering av finansiering

• Utbetalning av finansiering
• Rapportering
• Inledande av projektet
• Övriga villkor för finansiering

Finansieringen beviljas eller förvägras av livskraftsnämnden. Besluten kan också vara villkorliga och förutsätta t.ex. att projektets övriga finansiering blir verklighet. Besluten kan också kräva en budgetändring. De egentliga besluten om utbetalning av finansiering fattas i näringstjänsterna.

Staden fattar beslut om utbetalning av finansiering separat i efterhand på basis av rapportering som finansieringsmottagaren lämnar in. Finansiering betalas för de stödberättigande faktiska kostnaderna i enlighet med den beviljade finansieringsprocenten, dock högst till det belopp som beviljats i finansieringsbeslutet. Finansieringsmottagaren står för resten av kostnaderna. Finansiering betalas endast för de faktiska stödberättigande kostnaderna under projektets gång och de godkända stödberättigande kostnaderna enligt projektplanen. Med avvikelse från det ovan nämnda betalas ett eventuellt förskott på förhand, om man avtalar separat om betalningen av förskottet. Ett eventuellt förskott räknas som en del av stödkostnadernas helhet. Eventuell outnyttjad finansiering återbetalas till fondens tillgångar.

Finansieringstagaren ska göra en slutrapport om genomförandet av sitt projekt enligt planen och resultaten samt om utfallet av kostnaderna. I projekt där finansieringen har delats upp i flera delar lämnas även delrapporter. Utbetalningsbesluten fattas utifrån denna rapportering. Om periodiseringen av finansieringen, eventuella delrapporter och andra detaljer som gäller finansieringen avtalas efter finansieringsbeslutet. Mottagaren för också en slutdiskussion med staden efter att projektet avslutats.

Slut- och delrapporterna görs med fondens färdiga rapporteringsunderlag. Den ekonomiska rapporteringen verifieras dessutom genom extern revision, där revisorn går igenom bokföringen, verifikationerna och arbetstidsuppföljningen samt kontrollerar att kostnaderna för projektet är korrekta och att de har utfallit enligt projektplanen och fondens villkor. I slutrapporten redogörs också för en eventuell outnyttjad andel av den beviljade finansieringen som återbetalas till fonden. Revisionen görs i slutet av projektet, i samband med delrapporterna räcker det med att fylla i en rapporteringsblankett.

I projekt som genomförs av flera parter ansvarar huvudsökanden för att sammanställa deltagarnas rapportering i enlighet med fondens rapporteringsanvisningar. Fondens villkor, anvisningar och stadgar gäller dock alla mottagare av finansiering. Finansieringen betalas ut till den huvudsökande som redovisar den vidare till andra deltagare i enlighet med ansökan och det som rapporterats.

Rapporteringen ska göras inom tre månader efter det att projektets utbetalningsperiod eller projekt har avslutats med hjälp av de rapporteringsunderlag som har anvisats för detta ändamål och som kommer att finnas tillgängliga på fondens webbplats.

För stora projekt kan det i samband med finansieringsbeslutet också krävas en extern styrgrupp som godkänner slutrapporten med kostnader innan den lämnas in till staden eller en extern utvärdering.

Projektet som finansieras inleds senast ett (1) år efter beslutet och genomförs inom tre år. Även de sista projekten som finansieras ska avslutas senast den 30 maj 2035 för att finansieringen ska hinna rapporteras, behandlas och utbetalas innan användningen av fonden slutar.

Om ett projekt som beviljats finansiering inte inleds inom 12 månader från finansieringsbeslutet, förfaller beslutet och eventuella pengar som betalats ur fonden ska återbetalas.

Ansökan och projekt kan inte ändras efter att projektet har kommit i gång, om inte sökanden själv vill avbryta finansieringen. När finansiering beviljas förstår man att det är fråga om ett försök, men sökanden/finansieringstagaren ska ändå förbinda sig att genomföra det projekt som ansökan gäller. Om det verkar som om att projektet inte kan genomföras enligt planen, ska finansieringsmottagaren genast kontakta näringsutvecklaren.

När finansiering söks och då ett projekt som fått ett positivt finansieringsbeslut startas förbinder sig sökanden/sökandena att följa beslutet, ansökan samt fondens stadgar, villkor och anvisningar som utgör riktlinjerna för verksamhetsprinciperna. Om finansieringstagaren inte har genomfört projektplanen enligt finansieringsbeslutet och/eller följt övriga villkor, regler och anvisningar för fonden och finansieringsbeslutet, återkrävs stödet delvis eller i sin helhet. Finansiering som strider mot EU:s regler om statligt stöd kan återkrävas hos stödtagaren.

Ansvaret för att projektets pengar används korrekt ligger alltid hos den part som har beviljats finansiering. Det är förbjudet att missbruka stödet. Stödmottagaren bär risken för återbetalning av finansieringen om projektet avbryts, inte genomförs enligt planen eller inte uppfyller finansieringskraven.

Ett stöd som har betalats ut felaktigt eller utan grund återkrävs, om

• villkoren för beviljande eller utbetalning av stödet inte har uppfyllts
• villkoren för stödet inte har iakttagits
• stödtagaren har gett felaktiga eller bristfälliga uppgifter som väsentligt har påverkat beviljandet eller utbetalningen av stödet, eller
• stödtagaren förhindrar att kontrollen ska genomförs.

Om stödet har beviljats flera stödtagare gemensamt, är alla stödtagare solidariskt ansvariga för utbetalningen av det stöd som ska återkrävas.

På det belopp som återkrävs ska betalas en årlig dröjsmålsränta som avses i 4 § 1 mom. i räntelagen. Räntan beräknas på basis av den tid som börjar 60 dagar från den tidpunkt då beslutet om återkrav fattas och slutar vid den tidpunkt då fordran betalas eller, om fordran dras av från den betalningspost som ska betalas senare, vid den tidpunkt då avdraget görs.

Återkrav av stödet som har betalats felaktigt eller utan grund eller av ränta som har betalats på det kan helt eller delvis frångås, om det med beaktande av stödtagarens förhållanden och verksamhet som helhet skulle vara särskilt oskäligt att återkräva stödet till fullt belopp.

Beslutet om återkrav av stödet fattas av den som beviljar stödet. Beslutet om återkrav ska fattas utan obefogat dröjsmål efter myndigheten har fått kännedom om grunden för återkravet och inom tio år från betalning av stödet eller den sista posten av stödet.

Finansiering beviljas som stöd av mindre betydelse, m.a.o. som så kallat de minimis-stöd. I beviljandet av stödet iakttas kommissionens förordning (EU) Nr 2023/2831 av den 13 december 2023 om tillämpningen av artiklarna 107 och 108 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt på stöd av mindre betydelse.

Sökande och mottagare av finansiering försäkrar att det eller något annat företag inom samma koncern inte har fått sådant de minimis-stöd som inte har anmälts till Borgå stad. Finansieringstagaren förbinder sig att ersätta Borgå stad för skador som eventuellt kan orsakas av ett eventuell oanmält stöd.

Finansieringstagaren ska konkurrensutsätta de upphandlingar som hänför sig till projektet i enlighet med lagen om offentlig upphandling och koncession, om lagen förutsätter konkurrensutsättning av upphandlingar.

Europeiska unionen och Förenta nationerna har infört sanktioner i sin lagstiftning och/eller genom beslut av sina institutioner. Sökande och mottagare av finansiering försäkrar att följande aktörer inte är föremål för EU:s eller FN:s sanktioner:

• det sökande företaget, en person som ingår i företagets ledning eller som har befogenheter att företräda, fatta beslut eller utöva tillsyn
• fysisk eller juridisk person som direkt eller indirekt äger det sökande företaget
• en underleverantör som deltar i tillhandahållandet av produkter eller tjänster, en person som ingår i de berörda underleverantörernas ledning eller som har befogenhet att företräda, fatta beslut eller utöva tillsyn eller, en fysisk eller juridisk person som direkt eller indirekt äger ett underleverantörsföretag.

Sökande och mottagare av finansiering förutsätts på begäran ge staden uppgifter om sina ägare och andra förmånstagare samt om sina underleverantörer. Dessutom ska sökande och mottagare av finansiering utan dröjsmål underrätta staden om de prestationer som hänför sig till projektet direkt eller indirekt kan lämnas ut till en aktör som är föremål för sanktionerna.

Sökande och mottagare av finansiering försäkrar att den inte är föremål för sanktioner på det sätt som nämns ovan.

Beviljande av finansiering innebär inget ansvar för Borgå stad, inklusive en utomstående advisory board som utsetts för fonden, för genomförandet av den finansierade verksamheten, slutresultatet eller eventuella olägenheter. Finansieringstagaren samtycker till att Borgå stad inte ansvarar för eventuella skador, förluster eller skadliga effekter som kan uppstå till följd av de finansierade åtgärderna.

Det är finansieringstagarens ansvar att se till att finansieringen används på ett överenskommet och lagenligt sätt och att den finansierade verksamheten följer alla relevanta bestämmelser och standarder. Borgå stad ansvarar inte för effekterna av de finansierade åtgärderna eller resultaten för tredje parter, miljön eller samhället, och beviljandet av finansiering i sig garanterar inte att verksamheten lyckas, är säker eller riskfri.

Borgå stad har rätt att utföra kontroller av stödsökande och stödtagare för att kontrollera och utöva tillsyn över stödkraven. Aktören som utför kontrollen har rätt att i den omfattning som krävs i tillsynsuppgifterna granska den sökandes bokföring och övriga förutsättningar för beviljande och utbetalning av stödet.

En myndighet som utför kontroll eller tillsyn har rätt att för utförandet av sitt uppdrag spela in ljud eller bild på ett sätt som inte äventyrar de rättigheter som gäller personer eller skydd för privatlivet och integritetsskydd i övrigt på det sätt som föreskrivs i den allmänna dataskyddsförordningen och dataskyddslagen.