Kysymyksiä ja vastauksia kaupungin hankinnoista

Hankintalaki velvoittaa julkisia toimijoita kilpailuttamaan hankintansa.

Hankintalain kynnysarvot alittavissa hankinnoissa kaupunki noudattaa omaa sisäistä hankintaohjettaan.

Hankinnat tulee kilpailuttaa myös siksi, että se on taloudellisesti järkevää. Kaupungilla on velvollisuus veronmaksajia kohtaan käyttää verorahoja mahdollisimman järkevästi.

Kaupunki tekee pienimuotoista suorahankintaa ilman kilpailusta, mutta tämä on suhteellisen vähäistä. Kaikki isommat hankinnat kilpailutetaan.

Hankintalain mukainen alin kynnysarvo tavara- ja palveluhankinoille on 60 000 euroa. Rakennusurakoille raja on 150 000 ja käyttöoikeussopimuksille 500 000 euroa.

Alle kynnysarvojen jääviä hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa hankintalain mukaisesti, mutta Porvoon kaupungin oma hankintaohje edellyttää, että kaikki yli 10 000 euron hankinnat kilpailutetaan, ja myös pienemmistä hankinnoista on ohjeistettu pyytämään useampia tarjouksia.

Hankinnoissa noudatetaan syrjimättömyyden-, yhdenvertaisuuden-, avoimuuden- ja suhteellisuuden periaatteita.

Kaupunki on myös mukana monissa Hanselin kilpailuttamissa puitejärjestelyissä, koska se on kaupungille kokonaistaloudellisesti järkevää, eikä hankintayksiköllä ole resursseja tehdä kaikkia kilpailutuksia itse.

Hankintalain kynnysarvot ylittävät hankinnat julkaistaan HILMA-järjestelmässä, joka on virallinen julkisten hankintojen ilmoituskanava Suomessa.

EU-kynnysarvot ylittävät kilpailutukset julkaistaan myös TED-järjestelmässä.

Porvoon kilpailutukset löytyvät aina myös Tarjouspalvelu-kilpailutuspalvelusta.

Tarjouksen tekeminen on tarjoajalle aina maksutonta, mutta vaatii kirjautumisen järjestelmään. HILMA-järjestelmään voi luoda maksuttomia hakuvahteja yrittäjää kiinnostavien kilpailutusten osalta. Hakuvahteja on mahdollista luoda myös Tarjouspalvelussa, mutta ne ovat käyttäjälle maksullisia.

Uudenmaan alueella, Uudenmaan Yrittäjät ry:ssä toimii hankintaneuvoja, johon yrittäjät voivat olla yhteydessä matalalla kynnyksellä kaikissa kilpailutuksiin liittyvissä kysymyksissä. Porvoolaisia yrittäjiä neuvoo Sanna Meronen-Vilenius.

Sanna Meronen-Vilenius
050 567 9233, sanna.meronen-vilenius@yrittajat.fi

Kun kilpailutus on käynnissä, hankintaan liittyviä kysymyksiä saa esittää vain tarjouspyynnössä mainitun kanavan kautta. Kaikki hankintayksikölle lähetetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan samanaikaisesti tiedoksi kaikille hankintaan tutustuneille. Hankintayksikkö ei vastaa kilpailutuksen aikana kysymyksiin muulla tavoin tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi.

On harhaluulo, että hankinnan valmistelijat eivät saa käydä vuoropuhelua yrittäjien kanssa. Markkinavuoropuhelu on sallittua ja toivottavaakin. Näin kaupunki saa tietoa markkinoista ja siitä, ovatko kilpailutuksessa esitetyt toiveet – esimerkiksi tietty teknologia ja hintataso – realistisia, ja yrittäjät saavat tuoda esiin omia näkemyksiään.

Markkinavuoropuhelua voidaan käydä hankinnan valmistelun eri vaiheissa ja eri tavoin. Toisinaan yrittäjille annetaan kilpailutusdokumentit luettavaksi, että he voivat kommentoida niitä etukäteen. On hankinnan valmistelijoiden ammattitaitoa huomata, jos joku yrittää vaikuttaa kilpailutuksen tuloksiin tämän markkinavuoropuhelun kautta.

Markkinavuoropuhelu ei ole sama asia kuin hankintaneuvottelu.

Kilpailutukseen osallistuminen ei ole vaikeaa, vaikka usein niin kuuleekin sanottavan. Se vaatii kuitenkin hankinta-asiakirjoihin perehtymistä sekä tarjousasiakirjan huolellista täyttämistä.

Kilpailutukseen osallistuminen koetaan vaikeaksi, koska kilpailutukset tehdään tietyn järjestelmän kautta ja tarjouksiin pitää liittää erilaisia selvityksiä, todistuksia ja muita asiakirjoja.

Kilpailutukseen osallistuvan kannattaa olla yhteydessä hankintaneuvojaan kaikissa hankintoihin liittyvissä aiheissa:

Kannattaa varata tarjouksen jättämiseen riittävästi aikaa ja hyödyntää tarjousajan mahdollisuutta kysymysten esittämiseen.

Se riippuu hankinnasta ja tilanteesta. Mitä isommasta hankinnasta on kyse, sitä enemmän vaaditaan erilaisia asiakirjoja hakemuksen tueksi. Pyydettyjen liitteiden perusteella kaupunki pyrkii varmistumaan tarjoajan kyvystä tuottaa/toimittaa hankinnan kohde tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla.

Yleisimpiä pyydettyjä liitteitä ovat tilaajavastuulain mukaiset todistukset ja selvitykset, Suomen Asiakastiedon Rating Alfa -raportti tai vastaava selvitys (tarjoajan luottoluokitus ja luottotietojen häiriöttömyys), tiedot tarjoajan ja tai nimetyn henkilöstön aiemmista referensseitä, vastuuvakuutustodistus ja tiedot laadunhallintajärjestelmästä.

Jokainen kilpailutus on omanlaisensa, ja siksi pyydetyt liitteetkin vaihtelevat.

Jos pienen yrityksen resurssit eivät riitä yksin toteuttamaan tarjouspyynnön mukaista hankintaa, pienten yritysten kannattaa harkita ryhmittymistä muiden yritysten kanssa. Tällaisia yhteistyössä laadittuja tarjouksia näkyy valitettavan harvoin kaupungille tehdyissä tarjouksissa.

Ryhmänä toimimisessa on paljon etuja. Yhteistyö tuo mukanaan laajemman asiantuntemuksen ja monipuolisemmat resurssit. Yritys pystyy toteuttamaan suurempia hankkeita, jotka olisivat yksin toteutettuna liian suuria. Ryhmänä yritykset voivat jakaa myös kustannuksia.

Pienten yritysten ryhmillä on myös toisenlaista ketteryyttä kuin isoilla yrityksillä.

Vaikka tällaisessa yritysryhmittymässä kukin yritys vastaa oman osa-alueensa toteuttamisessa, ryhmästä tulee valita yksi päävastuullinen, joka toimii höyryveturina ja koordinoi yhteistyötä.

Toisin kuin joskus luullaan, kilpailutuksissa ei vaadita tällaisilta ryhmittymiltä yhteistä juridista yksikköä.

Meillä on tällaisista ryhmittymistä positiivista kokemusta esimerkiksi konsulttipalvelu-, ICT- ja liikennehankinnoissa.

Pienempi yritys voi pärjätä kilpailutuksessa myös hankkimalla osan tehtävistä alihankintana, jolloin se voi tarjota ratkaisun, joka täyttää tarjouspyynnön vaatimukset.

Suosittelemme rohkeasti iskemään hynttyyt yhteen!

Kaupunki ei voi suosia kilpailutuksissaan porvoolaisia yrityksiä hankintalain ja EU:n kilpailulainsäädännön vuoksi. Paikallisuutta voi vaatia vain silloin, kun se on välttämätöntä palvelun toteuttamiseksi.

Joskus kilpailutuksessa voidaan vaatia, että palveluntarjoajalla on oltava toimipiste Porvoossa, josta asiakas voi vaikka noutaa avaimen tai saada henkilökohtaista palvelua. Silloin on perusteltua vaatia paikallisuutta.

Julkisissa hankinnoissa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden, syrjimättömyyden ja suhteellisuuden periaatteita.

Kaupungin tahtotila on tukea paikallista elinkeinoelämää, mutta yksittäisen yrittäjän suosiminen on kiellettyä.

Yksi haaste on se, että moni Porvoon yrittäjistä tarjoaa palveluja, joita kaupunki ei tarvitse. Palvelualoja, joissa tällä hetkellä löytyy porvoolaisia toimittajia ja joita kaupunki käyttää, ovat muun muassa konsultointi, suunnittelu, talonrakennus, infran kunnossapito, kiinteistöjen kunnossapito ja joukkoliikenne. Meiltä kysytään myös sitä, miksi emme käytä porvoolaisia elintarvikkeita hankinnoissamme. Usein haasteena on se, etteivät paikalliset toimijat pysty toimittamaan haluamiamme määriä tai heiltä puuttuu tarvittava jatkojalostus, kuten perunoiden pesu, kuorinta tai porkkanoiden raastaminen.

Kaupunki ei lähtökohtaisesti maksa matkustukseen käytetystä ajasta eikä kilometrikustannuksia, joka on paikallisille yrittäjille etu. Muualta tulevien on jyvitettävä ne hintoihin.

Tietysti voi. Kannattaa tarjota palvelujaan kaikille lähikunnille ja kaupungeille, joilla on tarpeita oman yrityksen tarjoamille tuotteille tai palveluille. Usein kilpailutukset ovat avoimia kaikille yrityksille riippumatta sijainnista, kunhan ne täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset ja yrityksellä on resursseja toimittaa palveluja kyseiselle alueelle.

Kannattaa seurata Hilmaa ja Tarjouspalvelua ja käyttää hakuvahteja!

Kyllä, kaupunki voi suosia ympäristövastuullisesti toimivia yrityksiä kilpailutuksissaan, mutta silloinkin on noudatettava hankintalakia ja EU-lainsäädäntöä.

Kaupunki ei voi suosia yhtä tarjousta pelkästään vastuullisuuden perusteella, mutta se voi olla yksi hankinnan kriteereistä, joko ehdottomana vaatimuksena tai osana laatuvertailua. Voimme esimerkiksi asettaa kilpailutuksiin energiatehokkuutta koskevia kriteereitä, jotka tulee määritellä selkeästi ja todennettavasti, esim. rakennusten energiankulutuksen E-luku tai kuljetuskaluston päästöjen EURO-luokka.

EU-lainsäädäntö tuo tulevaisuudessa lisää vastuullisuuskriteerejä myös kaupungin hankintojen kilpailutuksiin.

Riippuu hankinnasta ja arvosta. Porvoon kaupungin kilpailutusten tarjousaika on aina vähintään kaksi viikkoa eli 14 päivää. Tällöin kaikilla – niilläkin, jotka eivät käytä hakuvahtia vaan tarkkailevat kilpailutuksia esimerkiksi kerran viikossa aamukahvin ohessa – on aikaa löytää kilpailutus ja reagoida siihen.

Tarjousajan päätyttyä alkaa tarjousten vertaileminen. Nopeimmillaan tarjousten läpikäynti onnistuu tunnissa, toisinaan se vie useampia päiviä. Joskus olemme tehneet tarjousten vertailua kolmen viikon aikana kuuden ihmisen voimin. Osana tarjousten läpikäyntiä on mahdollista käydä niin sanottua selonottoneuvottelua, jotta voidaan varmistua tarjouksen tarjouksenmukaisuudesta ja siitä, että tarjoaja on huomioinut tarjouksessaan kaiken tarvittavan ja ymmärtää tilaajan tarpeen ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Tarjousvertailun valmistuttua valmistellaan päätös joko viranhaltijalle, toimialan lautakunnalle tai kaupunginhallitukselle hankinnan arvon mukaan.

Tehty päätös annetaan kirjallisesti sähköpostilla tiedoksi tarjonneille. Tiedoksiannosta alkaa 14 vuorokauden valitusaika. Valitusajan päätyttyä pääsemme allekirjoittamaan sopimuksen, jonka valmistelu on usein aloitettu jo valitusajan kuluessa.

Kilpailutusprosessi tarjouspyynnön julkaisusta sopimuksen allekirjoittamiseen vie nopeimmillaan 6 viikkoa ja suuremmissa EU-hankinnoissa jopa 16 viikkoa.